Magdalena Szafrańskaśroda, 23 czerwca 202110 minut czytanialiczba wyświetleń: 4453

---

Jak przechowywać dokumenty w biurze

Jak przechowywać dokumenty w biurze

Nasza przestrzeń życiowa, czy to w domu, czy w miejscu pracy, szybko się zapełnia. Wydawać by się mogło, że niedawno wprowadziliśmy się do nowego, przestronnego biura, ale minął już rok i z trudem możemy znaleźć wolną przestrzeń na „wciśnięcie” najpotrzebniejsze dokumenty. Jednocześnie około połowę zgromadzonych dokumentów pracownicy wykorzystują sporadycznie. W związku z tym naturalnie pojawia się pytanie, jak przechowywać dokumenty w biurze.



Wszyscy wiedzą, że pomimo wprowadzenia elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w większości firm, znaczną część powierzchni biurowej zajmują papiery takie jak sprawozdania, umowy, ustawy itp. Wszystkie te ważne dokumenty mają określone prawem okresy przechowywania i mogą być potrzebne w dowolnym momencie, na przykład w przypadku kontroli podatkowej. Rynek artykułów papierniczych oferuje wiele możliwości przechowywania tak ważnej dokumentacji. Wybór należy do Ciebie.

Archiwizuj swoje dokumenty

Teczki, segregatory czy skoroszyty to artykuły przeznaczone do przechowywania dokumentów. Klasycznym modelem teczki jest konstrukcja okładki wykonanej z grubego kartonu, często, z gładką białą etykietą na grzbiecie, chowającą się wewnątrz mechanizmu zapięcia, który sam w sobie jest dość skomplikowanym urządzeniem technicznym, który kiedyś zdobył patent. Teczka na akta w nowoczesnej formie została wynaleziona w 1886 roku przez wynalazcę z Bonn, Friedricha Senneckena. Udoskonalenie wynalazku zostało przeprowadzone przez firmę Leitz of Louis Leitz ze Stuttgartu oraz firmę Elba of Erich Kraut z Wuppertalu. Wkrótce po tym, jak teczki zyskały popularność i stabilną pozycję na rynku, producenci mebli biurowych, podążając za wymaganiami rynku, zmuszeni byli zmienić design i parametry swoich biurek i szafek, aby były wygodne do przechowywania tych samych teczek. Nie ma znaczenia, czy jest to otwarta półka, szafka na akta, pojemnik na kółkach czy szafa, informacja o ilości teczek o standardowych wymiarach (50 mm i 7580 mm), które można zmieścić, jest niezbędnym elementem informacji o produkcie. Najbliższymi krewnymi teczek są segregatory, pojemniki na dokumenty, skoroszyty i inne, które umożliwiają organizowanie, sortowanie i przechowywanie dokumentów z perforacją lub bez.

Podtypy systemów archiwizacji

Informacje, które są przechowywane w archiwach firmy, są podzielone na przechowywanie operacyjne i długoterminowe. W związku z tym system archiwizacji jest podzielony na odpowiednie typy. Grupa do długoterminowego przechowywania dużej ilości dokumentów, do których dostęp występuje sporadycznie, obejmuje narzędzia najbliższe pierwotnej koncepcji archiwum:

• Kartony archiwizacyjne: używane do systemowego przechowywania i transportu różnych typów dokumentów. Zwykle są wykonane z tektury i wyglądają bardzo skromnie. Najważniejsza w tych produktach nie jest dekoracyjność, ale funkcjonalność i niski koszt. Pudełko archiwalne wykonane z tektury pozwala na umieszczenie w nim kilku mniejszych pudełek lub teczek, w których przechowywane są dokumenty, teczki aktowe lub same akta z dokumentami. Pudełko jest duże i posiada specjalne wycięcia po obu stronach, które zapewniają wygodny uchwyt do przenoszenia. Archiwalne pudełka kartonowe występują w różnych rozmiarach: 80 mm, 120 mm, 150 mm, 200 mm.
• Pojemniki na dokumenty: są to kartonowe pojemniki wielkości A4, które służą do przechowywania dokumentów z perforacją i bez. Można je zapinać na zasadzie pudełka. Są to wygodne i niedrogie wielofunkcyjne konstrukcje, które pozwalają na uporządkowanie i utrzymanie dowolnej dokumentacji w idealnym porządku.

Do przechowywania dokumentów bieżących, operacyjnych najlepiej sprawdzają się:

• Teczki na dokumenty - pomagają nam uporządkować stertę codziennych papierowych dokumentów. Głównym celem tych narzędzi jest pomoc w szybkim uporządkowaniu informacji w potrzebnej nam kolejności, zaznaczenie zadań priorytetowych, zapewnienie jak najszybszego dostępu do potrzebnych dokumentów oraz ich łatwego wyszukiwania. Teczki na dokumenty zdecydowanie ułatwiają wszelkie prace biurowe, dlatego stanowią tę kategorię produktów, których nigdy nie powinno zabraknąć w firmie. Na rynku dostępne jest wiele rodzajów teczek. Możesz wybrać teczki kartonowe zamykane na gumkę lub wiązane albo plastikowe zamykane na guzik. Dostępne są również w wielu kolorach, dzięki czemu łatwiej jest zarządzać dokumentacją.
• Segregatory - powinny znaleźć się na wyposażeniu każdego biura mającego styczność z dokumentami w formie papierowej. Dzięki możliwości wpinania nigdy się nie gubią, a możliwość używania skoroszytów i przekładek oraz podpisania grzbietu sprawia, że organizacja biurowej administracji jest łatwa. Dzięki temu nawet najstarsze dokumenty szybko się odnajdą, jeżeli będą potrzebne. Sztywne i odporne na uszkodzenia okładki to gwarancja zachowania firmowego archiwum na długie lata. Na rynku dostępne są segregatory polipropylenowe i segregatory kartonowe.
• Szuflady na biurko - to plastikowe lub metalowe organizery, w których możesz poukładać bieżące dokumenty. Dzięki nim nie tylko zachowasz porządek, ale również z łatwością odnajdziesz potrzebny dokument. Co więcej, będzie on bezpieczny w takiej szufladzie.

Jeżeli chodzi o przechowywanie bieżących dokumentów to parę segregatorów, teczek, skoroszytów, koszulek na dokumenty czy szuflad na biurko powinno wystarczyć. Akcesoria te należą do podstawowego wyposażenia biura. Inaczej wygląda jednak sytuacja z organizacją biurowego archiwum. Aby zorganizować przechowywanie archiwalne akt w biurze, konieczne jest przygotowanie przestrzeni oraz zapewnienie optymalnych wskaźników temperatury i wilgotności do długotrwałego przechowywania dokumentów. Potrzebne również są odpowiednie regały, specjalne pudła i teczki, które będą dobrze chroniły dokumenty przez długi czas.

Miejsce przechowywania dokumentów

Jeśli chodzi o miejsce przechowywania dokumentów, możesz zorganizować przechowywanie dokumentów w swoim biurze, wyposażając specjalne pomieszczenie lub po prostu przydzielając miejsce w zamykanych szafkach, lub regałach, a dokumentację przekazać do przechowywania do archiwum państwowego lub prywatnego. Dokumenty, które nie są już wykorzystywane w pracy, po pewnym okresie (miesiąc, kwartał lub rok) wkładamy do archiwalnych pudełek. W takim przypadku koniecznie zanotuj na nich jakie dokumenty są przechowywane i przez jaki okres. Mała rada - od samego początku nie dopuść do papierkowego bałaganu w firmie, szczególnie w dziale księgowości. Wszystkie faktury powinny mieć swoje miejsce w teczkach lub segregatorach. I ostatnia rzecz. Jeśli nie wiesz, czy potrzebujesz jakiegoś dokumentu, czy nie, lub nie wiesz, co z nim zrobić, nie wyrzucaj go, tylko załóż teczkę „Różne”. Taki dokument może się przydać w najmniej oczekiwanym momencie. W każdej firmie są dokumenty, których nie można przechowywać, ale nie można ich natychmiast zniszczyć. Takie dokumenty muszą być trzymane oddzielnie od wszystkich innych, abyś mógł szybko zrobić z nimi to, co jest potrzebne. Z reguły należy okresowo sprawdzać teczki, czy segregatory z takimi dokumentami i niszczyć wszystko, co nie jest już potrzebne.

Poza polem widzenia

Jeśli absolutnie nie ma możliwości przechowywania ważnych dokumentów w firmie, możesz poszukać takiego miejsca gdzieś poza nią. Na przykład skorzystaj z usług firmy, która zawodowo zajmuje się przechowywaniem mienia innych osób. Usługa, którą świadczą, nazywa się self storage, czyli wynajem małych pomieszczeń magazynowych do przechowywania różnorodnych artykułów należących do osób prywatnych lub firm. Sejfy, kontenery, szafy wynajmowane są osobom fizycznym i prawnym za opłatą miesięczną lub roczną.

Usługa ta pojawiła się około 50 lat temu w Stanach Zjednoczonych. Obecnie działa tam ponad 50 000 takich magazynów. W Europie rynek self storage funkcjonuje już od ponad dwudziestu lat i już można go uznać za bardziej niż nasycony. W takim magazynie przechowasz wszystko, co nie jest zabronione, od rowerów i wózków dziecięcych po meble i sprzęt komputerowy. Listy zabronionych przedmiotów są zazwyczaj umieszczane na stronach firmowych. Z reguły są to żywność, rośliny, zwierzęta, materiały wybuchowe, płyny łatwopalne czy opony samochodowe, które obok materiałów wybuchowych stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa sklepu. Jeżeli więc prowadzisz firm, w której musisz archiwizować duże ilości dokumentów, to self storage może być świetnym rozwiązaniem. Wszytskie Twoje segregatory, teczki czy pudłą archiwizacyjne będą tam bezpieczne.

Zalety trzymania dokumentów poza biurem

Dużym udogodnieniem w wynajmie małej przestrzeni magazynowej na archiwum jest fakt, że możesz samodzielnie wybrać wielkość pomieszczenia, w którym będzie przechowywana Twoja dokumentacja. Jeśli okaże się, że jest w nim więcej miejsca, niż potrzebujesz, zawsze możesz zmienić je na mniejsze. I odwrotnie. Korzystanie z self storage możliwe jest poprzez zawarcie umowy, która określa prawa i obowiązki stron, a także ich odpowiedzialność. Firmy zajmujące się bezpiecznym magazynowaniem zazwyczaj ubezpieczają swoją odpowiedzialność i mienie przed możliwym ryzykiem, w tym pożarami, podpaleniami, powodziami i trzęsieniami ziemi. Ważne dla Twojej firmy może być to, że tylko właściciel może odebrać rzeczy z „magazynu”, a magazyny wyposażone są w system monitoringu. Kolejną zaletą bezpiecznego przechowywania jest nieograniczony czas oraz bezpieczeństwo. Zaawansowane technologicznie pomieszczenia archiwalne są w stanie zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów. Jest to szczególnie ważne w przypadku dokumentów takich jak księgi rachunkowe, akta kadrowe, sprawozdania finansowe itp.

Jeżeli nie przekonuje Cię wynajem self storage, to zawsze możesz skorzystać z usług firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów. Taka firma archiwalna przejmuje odpowiedzialność za całość prac związanych z przygotowaniem dokumentów do przechowywania i ich późniejszą konserwacją. Ich magazyn do przechowywania dokumentów wyposażony jest w najnowocześniejszy sprzęt spełniający wszystkie wymogi bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Co więcej, firmy archiwalne zatrudniają wyłącznie wykwalifikowanych i doświadczonych specjalistów, którzy są w stanie wykonać pracę w jak najkrótszym czasie, wiedzą, jakie dokumenty regulują procedurę przechowywania dokumentów i którzy wykonują całą pracę, aby przekazać informacje klientowi. Cała odpowiedzialność za bezpieczeństwo informacji poufnych spoczywa wyłącznie na firmie archiwalnej. Wynajem takiej firmy ma wiele zalet, między innymi:

• Obniżenie kosztów organizacji związanych z utrzymaniem i utrzymaniem archiwum.
• Oszczędność czasu dla pracowników, którzy nie mogą oderwać się od swoich bezpośrednich obowiązków.
• Pełna ochrona dokumentów przed działaniem siły wyższej (pożar, kradzież, utrata, zniszczenie itp.).
• Prowadzenie ewidencji poza biurem pomoże zyskać czas w przypadku nagłych kontroli w celu wykonania określonych czynności, np. wezwania prawnika itp.

Oczywiście to rozwiązanie ma też pewne wady, których nie powinno się pominąć. Takie firmy nie dostarczają i nie pakują rzeczy. Ten problem musisz rozwiązać samodzielnie lub skontaktować się z wyspecjalizowanymi firmami, które zajmują się takimi problemami za opłatą. Kolejną wadą jest oddalenie od biura. Jeśli pilnie potrzebujesz czegoś, będziesz musiał poświęcić czas na odebranie dokumentu z magazynu. Jednak większość firm pracuje przez całą dobę i możesz dostać to, czego potrzebujesz o każdej porze dnia i nocy.

Jak stworzyć dobry system biurowy do ewidencjonowania i przechowywania dokumentów

Dla prawidłowej organizacji pracy w biurze bardzo ważne jest posiadanie efektywnego systemu księgowania i przechowywania dokumentów. Niezależnie od liczby osób, które mają dostęp do dokumentów, system musi być zorganizowany w taki sposób, aby każdy mógł znaleźć wymagany dokument. Jeśli system ewidencjonowania i przechowywania dokumentów jest trudny w obsłudze, to wszystkie dokumenty zaczniesz zostawiać pod ręką w obawie, że zgubisz je w szafie na akta, w wyniku czego Twoje biurko będzie zaśmiecone stosami papierów.

1. Wybierz system archiwizacji. Cokolwiek to jest, przede wszystkim musi być logiczne, abyś znał dokładną lokalizację każdego dokumentu. Możliwe rozwiązania:

• Alfabetyczny: ten system działa najlepiej, jeśli większość dokumentów zawiera nazwiska klientów, pacjentów lub firm.
• Temat lub kategorie: większość systemów jest zorganizowana według tematów, lub kategorii, działają świetnie, gdy są właściwie zorganizowane, jednak potrafią być bardzo mylące.
• Numerowane/chronologiczny: ten system najlepiej sprawdza się w przypadku dokumentów numerowanych lub datowanych, takich jak zamówienia lub recepty.

2. Sortuj dokumenty w pliki. Jeśli plik ma więcej niż 5 cm wysokości, podziel go na podkategorie. Jeśli plik jest za niski, połącz go z innym stosem i zmień nazwę. Nazwy plików powinny pozwolić Ci łatwo określić, do którego z nich chcesz włożyć konkretny dokument.
3. Umieść każdy plik w papierowej teczce i wyraźnie oznacz. Nada to dokumentom bardziej przejrzysty wygląd.
4. Umieść teczki w pudełkach. W przypadku większości dokumentów sprawdzą się zwykłe pudełka na dokumenty, ale w przypadku grubych plików lub podkategorii dokumentów użyj segregatorów. Możesz ułożyć swoje foldery w dowolnej kolejności, ale zwykle używa się do tego systemu alfabetycznego.
5. Oznacz wiszące foldery tymi samymi nazwami, co teczki.
6. Zapasowe teczki i koszulki należy trzymać w pobliżu szafki na akta, aby zawsze móc szybko dodać teczkę, gdy masz w rękach nowy dokument.
7. Pod koniec roku usuń wszystkie teczki, oznacz nowe teczki papierowe tymi samymi nazwami kategorii i umieść je w szafkach na dokumenty. Przejrzyj stare dokumenty, aby przenieść niektóre potrzebne dokumenty do bieżących folderów, a resztę wyślij do archiwum.

Możesz chcieć oznaczyć swoje dokumenty kolorami, drukując kolorowe znaczniki lub używając teczek w odpowiednich kolorach. Jednak kiedy musisz wprowadzić zmiany, na przykład dodać nową teczkę, możesz się denerwować, gdy stwierdzisz, że zabrakło Ci tych w odpowiednim kolorze. Najbezpieczniejszą rzeczą jest prostota.

Elektroniczne archiwum

Mimo, że posiadasz obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas, zachowanie ich w formie elektronicznej jest również ważne. Elektroniczne archiwa przedsiębiorstw stanowią podstawę systemu zarządzania dokumentacją i zawierają z reguły zeskanowane i zdigitalizowane obrazy dokumentów papierowych oraz dokumentów elektronicznych. Coraz częściej archiwizowana jest również poczta firmowa i inne dokumenty wewnętrzne firmy. Głównym zadaniem archiwum jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Tworzona jest kartoteka spraw, w której przechowywane są informacje o tym, gdzie znajduje się dokument, kto go zażądał, na jak długo i kiedy powinien zostać zwrócony. Archiwum powinno zapewniać możliwość dokonywania selekcji plików według określonych parametrów, na przykład według okresu przechowywania, w celu pozbycia się dokumentów, które nie wymagają przechowywania w czasie. Dzięki elektronicznemu archiwum, zarządzanie Twoją dokumentacją będzie dużo łatwiejsze, a do tego stanowi ono ochronę dokumentacji Twojej firmy. W przypadku zniszczenia papierowych wersji, nadal masz dostęp do wszystkich najważniejszych dokumentów.