Jak zoptymalizować szybkość pakowania paczek do wysyłki?

Jeśli prowadzisz sklep internetowy i myślisz, jak przyspieszyć pakowanie, w tym artykule zgromadzimy dla Ciebie aż kilkanaście porad na ten temat. Łatwo jest obecnie założyć swój sklep oferujący produkty z dowolnej branży i rozpocząć sprzedaż. Przed właścicielem pojawia się jednak dużo wyzwań, z którymi trzeba sobie poradzić. Jednym z nich jest zaprojektowanie opakowań produktu i sposobu dostarczenia ich do klienta. Unboxing experience, czyli wrażenia, jakich doznaje kupujący po otrzymaniu i rozpakowaniu swojego zamówienia, muszą zostać szczegółowo opracowane. Może to jednak sprawić, że proces pakowania zamówień znacznie się wydłuży. Poniżej przeczytasz o tym, jak bez tracenia na walorach estetycznych zoptymalizować szybkość pakowania paczek do wysyłki. 

To pierwszy najważniejszy krok od którego warto zacząć, mimo że z samym pakowaniem teoretycznie się nie wiąże. Kluczowe jest utrzymanie w magazynie porządku, korzystanie z listy magazynowej i pilnowanie zmian ilości produktów. Obecnie klienci są przyzwyczajeni do błyskawicznej dostawy, a przekopywanie się przez magazyn w poszukiwaniu towaru znacznie wydłuży skomplementowanie paczki. Co więcej, unikniesz sytuacji, w której okaże się, że w sklepie internetowym dostępna była rzecz, której już nie masz na stanie. 

Dzięki temu nie dopuścisz do opóźnienia wysyłki spowodowanego oczekiwaniem na uzupełnienie braków. Najbezpieczniej codziennie lub raz w tygodniu (w zależności od ilości zamówień) kontrolować stan pudełek, wypełniaczy i ozdób, którymi ozdabiasz opakowanie wysyłkowe. Warto zamawiać te produkty w większej ilości, aby skorzystać ze zniżek u dostawców opakowań. 

Jeżeli prowadzisz sprzedaż produktów o zróżnicowanych rozmiarach, zdecyduj się na kilka najbardziej uniwersalnych wymiarów pudełek np. XS, S, M, L. Każdemu z oferowanych przedmiotów przypisz w widocznej tabelce opakowanie, które jest najbardziej zoptymalizowane. Ważne, aby zapakowanie w bezpieczny sposób największych towarów nie stanowiło dla kłopotu, ponieważ z mniejszymi będzie prościej. Małe produkty możesz w estetyczny i schludny sposób spakować posługując się wyciętymi z tektury szablonami, które utrzymają przedmiot w jednym miejscu. Do pustych przestrzeni w opakowaniu włóż wypełniacze (np. papier, poduszki powietrzne, ścinki, folię bąbelkową). Ograniczona liczba kartonów o kilku wymiarach sprawi, że Ty lub zatrudniony pakowacz nie będziecie marnować czasu na poszukiwanie odpowiedniego i bezpiecznego opakowania.

Wskazówka
Jeśli prowadzisz sklep modowy lub sprzedajesz produkty beauty, wypełnienie pudełka możesz dodatkowo spryskiwać perfumami. Pomyśl także o dekoracyjnych wypełniaczach np. bibule ozdobnej.

Standaryzacja zawsze korzystnie wpływa na optymalizację finansową lub czasową niezależnie od branży. Przedsiębiorcom z branży e-commerce, którym zależy na podkreśleniu oryginalności swojej marki polecamy opracowanie brandingu przesyłek. Personalizacja pudełka i wypełniania nie stanowi dużego wydatku, a zyski są ogromne. Zyskujesz rozpoznawalność, wywołujesz wyjątkowe i pozytywne wrażenia u klienta.

Zaprojektowanie spersonalizowanego i dopasowanego do estetyki marki opakowania to jedno, drugie, to zoptymalizowanie pakowania bez utraty na jakości. Dopilnuj, aby kartony o wszystkich wymiarach zostały odpowiednio oznakowane (pomoże Ci w tym dostawca opakowań). Nie korzystaj z losowych wypełniaczy, jeśli stosujesz bibułkę używaj tylko takiej w jednym kolorze lub wzorze. Możliwe, że do każdego zamówienia chcesz dołączać liścik do klienta - on również powinien estetyką pasować do całej marki. Podobnie jak w przypadku ilości kartonów, kontroluj ilość wszystkich akcesoriów do wysyłki, aby klienci za każdym razem otrzymywali produkty zapakowane w jednolity, schludny i piękny sposób. 

Jeśli do tej pory wszystkie paczki były pakowane na kolanach w magazynie lub na biurku pełnym dokumentów, z pewnością nie przebiegało to sprawnie. Zainwestuj w miejsce, w którym w komfortowych warunkach i ze wszystkimi akcesoriami w zasięgu ręki Ty lub pakowacz będziecie kompletować zamówienia. Towary w magazynie powinny zostać czytelnie oznakowane, aby nie tracić czasu na ich odszukanie. Stanowisko do pakowania paczek musi być ergonomiczne i zaprojektowane z głową. Nie powinno powodować szybkiego zmęczenia, lecz wspierać efektywność pracy i poprawiać wydajność. Wygodnym rozwiązaniem jest zakup dużego stołu o regulowanej wysokości, by mogły przy nim pracować osoby różnego wzrostu. Jeśli praca ma przebiegać na stojąco, rozważ zakupienie specjalnej maty antyzmęczeniowej. Zwiększa komfort długotrwałego stania, jest bardziej miękka od podłogi i pobudza krążenie. Potrzebne będą też półki, szafki lub haczyki na niezbędne materiały i narzędzia. Powinny znajdować się w zasięgu ręki tak, aby można było szybko sięgnąć po potrzebny przedmiot (bibułkę, spryskiwacz perfum, liścik, nożyczki, noże, dyspensery i taśmy).

Aby praca przebiegała sprawnie, należy zaprojektować stanowisko pracy w taki sposób, aby uniknąć konieczności kucania czy stawania na palcach, aby do czegoś dosięgnąć.

W zasięgu wzroku pakowacza pracującego na stanowisku powinny zostać umieszczone instrukcje dotyczące tego, do jakich produktów wykorzystać karton o danym rozmiarze. Zapisz w instrukcji co krok po kroku musi znaleźć się paczce (np. materiały marketingowe) i  jakie wypełniacze zastosować do określonego towaru. Każdy nowy pracownik lub taki oddelegowany do stanowiska pakowania szybko nauczy się zabezpieczać i pakować produkty. Nie pogubi się w całym procesie i o niczym nie zapomni. Dzięki temu zminimalizujesz pojawianie się pomyłek oraz zwrotów paczek z powodu ich mechanicznego uszkodzenia. 

Jeśli zamówień jest sporo i chcesz zoptymalizować proces pakowania paczek, przejrzyj ofertę swojego dostawcy opakowań. Jeśli korzystasz z klasycznych kartonów, które należy ręcznie składać, rozważ zmianę na opakowania z dnem automatycznym - nie trzeba ich składać, a jedynie rozłożyć.

W miarę możliwości postaraj się unikać ręcznego klejenia taśmą, korzystaj z dyspenserów. Przy ich pomocy zaklejanie przebiega o wiele sprawniej.

Pakowanie mogą również przyśpieszyć taśmy do bandowania. Nie sklejają paczki, lecz umieszczają dookoła niej ciasno taśmy wykonane z mocnego tworzywa. Nie można ich rozerwać, trzeba je rozciąć nożykiem lub nożyczkami. Bandowanie jest szybkie i bezpieczne.

Jeśli chcesz jak najbardziej wyeliminować zaklejanie lub inne ręczne zabezpieczenie przed otwarciem paczki, zamów opakowania z paskiem klejącym. Podczas zamykanie przesyłki wystarczy odkleić folię i docisnąć klejącą część do opakowania. To rozwiązanie wygodne i szybkie także dla klientów, paczką otworzą poprzez wyrwanie perforowanego pasma. 

Wskazówka
Łatwiejsze będzie nadanie paczki zwrotnej, jeśli na opakowaniu znajduje się drugi klejący pas zabezpieczony folią. Dla klientów coraz ważniejsze stają się kwestie ochrony środowiska. Postaraj się zminimalizować korzystanie z folii stretch i wielu warstw taśmy klejącej, zwłaszcza jeśli chcesz utrzymać ekologiczny wizerunek.

Jeżeli kompletowaniem i pakowaniem wysyłek zajmują się Twoi pracownicy, porozmawiaj z nimi o tym, jak przebiega ich praca. Możliwe, że dowiesz się od nich, jakie czynniki spowalniają ich pracę i jakie mają pomysły na usprawnienie całego procesu. Osoby, które na co dzień mają do czynienia z tym zadaniem i są za nie odpowiedzialne na pewno mają celne obserwacje, które Tobie mogły umknąć. Pakowacze i osoby odpowiedzialne za doglądanie magazynu najlepiej zidentyfikują ewentualne problemy, zwłaszcza, jeśli Ty zajmujesz się projektowaniem, wykonywaniem produktów lub tylko dokumentacją. Nie ignoruj również głosów i opinii klientów. Gdyby pojawiły się częste negatywne uwagi dotyczące stanu paczki, zastanów się, co możesz poprawić. 

Optymalizacja może dotyczyć wszystkiego: możesz na przykład zoptymalizować swoje poranne przygotowywanie się do pracy lub gotowanie, aby tracić na te czynności mniej czasu. Usprawnieniem procesu produkcji lub komunikacji w zespołach zajmują się wszystkie światowe firmy. Jest tak dlatego, że przeprowadzenie poprawie optymalizacji to pewny sposób na zwiększenie swoich zysków oraz efektywności pracy. Najważniejsze, że niekoniecznie wiąże się ona z dużymi inwestycjami, zwłaszcza w przypadku mikro lub małych firm. Inną ważną cechą optymalizacji jest to, że to proces prawie nieskończony, zawsze znajdzie się coś co można w jakiś sposób poprawić i usprawnić. 

Uwaga! 
Jeśli do tej pory sposób pakowania zamówień w Twojej firmie był niezorganizowany, zauważysz zoptymalizowanie tego procesu przy niewielkim nakładzie pracy lub środków finansowych. Uporządkowanie i zorganizowanie magazynu, stanowiska pracy pakowacza i rozpisanie zrozumiałych instrukcji jest darmowe, a może znacznie poprawić szybkość pakowania paczek do wysyłki. 

Kluczowe w trakcie opracowywania procesów optymalizacji jest systematyczne zbieranie danych oraz ich analizowanie. Wystarczy notes i długopis, ale lepiej zapisywać dane w arkuszu kalkulacyjnym, znajdującym się w chmurze. Dzięki temu w razie uszkodzenia swojego urządzenia nie utracisz do nich dostępu. Monitoruj koszty opakowań i niezbędnych akcesoriów. Zapisuj i sprawdzaj stan magazynu. Prowadź tabelę z reklamacjami i zwrotami związanymi z niepoprawnie spakowaną lub źle zabezpieczoną paczką. Dopiero na podstawie twardych danych podejmiesz dobre decyzje związane z zainwestowaniem pieniędzy w poprawienie procesu pakowania. 

Istnieje mnóstwo metod, aby zoptymalizować proces pakowania paczek do wysyłki. Wymieniliśmy kilkanaście z nich, ale przyglądając się funkcjonowaniu własnej firmy na pewno znajdziesz ich jeszcze więcej. Jeśli dopiero myślisz o własnym sklepie e-commerce, już teraz możesz przygotować sobie plan pakowania, aby wejść w biznes lepiej przygotowanym. Jeżeli już prowadzisz sklep internetowy i nie dbałeś do tej pory o proces pakowania, mamy nadzieję że ten krótki poradnik skłoni Cię do przyjrzenia się bliżej tej kwestii i wdrożenia korzystnych zmian.