Danuta Cywickaczwartek, 9 czerwca 20226 minut czytanialiczba wyświetleń: 1111

---

Segregatory na dokumenty, które wybrać i gdzie kupić?

Segregatory na dokumenty, które wybrać i gdzie kupić?

Biblorhapt to przodek dobrze nam znanego dziś segregatora. Segregator jest tak powszechnym przedmiotem, że trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie biur bez niego. Na pomysł prostego i klarownego porządkowania dokumentów wpadł Louis Leitz ponad 150 lat temu. Segregator w prawie niezmodyfikowanej formie przetrwał od 1896 roku. Po co coś zmieniać, skoro działa doskonale?



Współczesne segregatory są niezwykle przemyślane, o czym często zapominamy. Zazwyczaj na grzbiecie umieszczony jest otwór, dzięki któremu łatwo wyciągnąć nawet ciasno poustawiane segregatory. Kupując segregator możemy również wybrać jego format, większość z nich dopasowana jest do różnych arkuszy w standardowych formatach. Co istotne, co zapewne każdy użytkownik segregatora widział, ale nie zastanawiał się nad tym, to to, że ramiona mechanizmu trzymającego kartki są dostosowane do mechanizmu dziurkującego dziurkaczy. Dzięki temu w naszych dokumentach panuje ład i porządek. Okładka segregatora to twarda tektura, która chroni dokumenty wewnątrz przed zagnieceniami. Lepsze i droższe segregatory wybierane do miejsc, w których często będą eksploatowane, mają okładki pokryte folią lub całe wykonane są z tworzywa sztucznego. Na rynku dostępne są również nie ustępujące jakością segregatory ekologiczne.



Estetycznie wykonane segregatory uporządkowane według klucza firmy są wizytówką biura. Nie tylko ułatwiają odnalezienie wymaganej dokumentacji, jej segregację ale wprowadzają porządek na półkach. Przyspieszają również pracę, ponieważ odpada problem marnowania czasu na oszukiwanie odpowiednich wzorów czy formularzy. Do segregatorów można również dokupić odpowiednie akcesoria, dzięki którym segregatory oraz znajdujące się w nim pisma zostaną odpowiednio oznaczone i posegregowane. Zatem jak wybrać odpowiedni segregator oraz gdzie go kupić? Odpowiedź znajduje się poniżej.

Rodzaje segregatorów

Jak w każdej branży, osobom niewtajemniczonym może wydawać się dziwne, lub nawet niepotrzebne dzielenie segregatorów na rodzaje. Jednak jest to niezwykle istotne ze względu na ich funkcjonalności. W innym segregatorze przechowywać będziemy akta a w innym puste formularze. Wyróżniamy także segregatory ofertowe oraz archiwizacyjne.

Najbardziej popularnym segregatorem jest segregator o formacie A4. Z powodzeniem umieścimy w nim koszulki foliowe i dokumenty o takim właśnie rozmiarze i będą one dobrze zabezpieczone. Segregatory (niezależnie od rodzaju i formatu) występują w wielu wariantach kolorystycznych. Od jaskrawych barw poprzez pastelowe i stonowane aż po czerń. Możemy zatem dobrać segregator do wystroju biura czy mieszkania tak, aby wpisywał się w otoczenie i wpasowywał się w tło. Oprócz segregatora A4 możemy zdecydować się na segregator o formacie A3, który ponadto występuje w pionie jak i w poziomie. Te segregatory znajdują zastosowanie w firmach zajmujących się dokumentacją techniczną. Najmniej popularnym formatem jest format A5. Często wykorzystywany był również przez dzieci do zbierania popularnych karteczek w latach 90. Niekiedy natrafić możemy również na segregatory A4+, którego pojemność jest większa od standardowej.

Wybierając segregator, oprócz formatu, który może pomieścić warto sprawdzić szerokość grzbietu. To ona świadczy o pojemności segregatora. Jeżeli dokumentów, które zamierzamy w nim przechowywać nie będzie wiele, nie warto kupować segregatora o szerokim grzbiecie. Umieszczone w nim kartki będą nieestetycznie się wyginać. Z kolei bardzo pojemne segregatory z dużą ilością materiałów mogą być nieporęczne w użyciu. Tutaj już musimy samodzielnie zdecydować, co jest dla nas priorytetem. Segregator o szerokości grzbietu 75 mm należy do tych już większych. Najwęższe segregatory, jakie możemy spotkać są o szerokości 29 milimetrów.

Tym, co powoduje, że segregatory różnią się między sobą jest także ich wnętrze czyli to, w jaki mechanizm zostały wyposażone. Zazwyczaj są to ringi lub ringi z dźwignią. Ringi to elementy, które służą trzymaniu dokumentów we wnętrzu segregatora. Przeważnie wykonane są z metalowych części. Również tutaj możemy wybierać pomiędzy wieloma średnicami, od 16 milimetrów aż do 60 milimetrów. Zazwyczaj ringów we wnętrzu jest para, ale zdarzają się segregatory, zwłaszcza te większe, które posiadają dwie pary ringów. Dokumenty w takim segregatorze trzymane są nieco sztywniej. Dużym ułatwieniem w porządkowaniu dokumentacji w segregatorze jest mechanizm z dźwignią. Umożliwia ona otworzenie ringów bez łapania ich palcami, co często kończy się bolesnym przytrzaśnięciem.

Mówiąc o rodzajach segregatorów, nie sposób pominąć firm, które je produkują. Jest to ważne z kilku względów. Jednym z nich jest utrzymywanie porządku w miejscu użytkowania segregatora. Decydując się na jedną markę, półki z segregatorami będą wyglądać estetycznie, niż gdyby każdy segregator pochodził od innego producenta. Ponadto znamy dokładne parametry naszych segregatorów i możemy dopasować odpowiednie akcesoria, takie jak przekładki czy etykiety. Niektóre modele posiadają kieszonki na etykiety, inne mają je bezpośrednio naklejone na okładkę lub grzbiet. Lepsze modele segregatorów posiadają metalowe okucia narożników zwiększające wytrzymałość mechaniczną segregatora.

Czym jeszcze różnią się między sobą segregatory? Otóż segregator biurowy to najbardziej znany typ segregatora. Występuje w jednym z trzech formatów, w środku znajdziemy ringi lub ringi z dźwignią. Wśród segregatorów biurowych możemy napotkać również tak zwany model konferencyjny. Różni się on tym, że zamiast ringów posiada klipsy. Dzięki temu w jego wnętrzu można umieścić nieprzedziurkowane dokumenty lub przedziurkowane w niestandardowych miejscach. Wśród firm produkujących segregatory biurowe wyróżniamy między innymi Esselte, Leitz, Officer Products czy Donau.



Innym rodzajem segregatora jest segregator ofertowy. Mimo nazwy w nim również można przechowywać dokumenty, co może być w pewien sposób ułatwione, ponieważ do segregatora ofertowego możemy zaprojektować okładkę. Jednak najczęściej wykorzystywane są chociażby w biurach podróży czy firmy deweloperskie. Od segregatorów typowo biurowych różni je zazwyczaj kolor ale i wymiary ringów.



W przypadku przechowywania większej ilości dokumentów w archiwach wygląd segregatora nie jest aż tak istotny. Wtedy firmy, przedsiębiorstwa czy biura sięgają po segregatory archiwizacyjne. Pomimo mało zachęcającego wyglądu, segregatory archiwizacyjne odznaczają się wysoką trwałością. Muszą wszak przechowywać i zabezpieczać dokumenty przez kilka lat. Niekiedy firmy produkujące segregatory archiwizacyjne wyposażają je dodatkowo w bezkwasowy karton, którego zadaniem jest zapobieganie żółknięciu kartek. Jeżeli segregatorów w archiwum mamy więcej niż kilka, warto zaopatrzyć się w kartony archiwizacyjne. Część z nich również została wyprodukowana z tektury bezkwasowej zabezpieczającej przechowywany papier.

Wśród dokumentacji biurowej znajdują się nierzadko akta osobowe. Są one bardzo ważne, ponieważ zawierają dane wrażliwe, często potrzebne do odnalezienia w krótkim czasie. Specjalnie do przechowywania akt osobowych zostały zaprojektowane segregatory na akta osobowe. W przeciwieństwie do pozostałych rodzajów segregatorów, te zostały wyposażone w przekładki. Umożliwiają one posegregowanie i skatalogowanie dokumentów poszczególnych osób. Na okładce takiego segregatora zazwyczaj mamy możliwość zapisania personaliów osoby, do której akta należą. Jeden segregator przynależy wtedy do jednej osoby.

Do nietypowych czy niestandardowych rodzajów segregatorów możemy zaliczyć segregatory na płyty CD, DVD czy na wizytówki. Co prawda cieszą się one słabnącym zainteresowaniem, jednak wciąż są używane tam, gdzie korzysta się jeszcze z płyt CD lub DVD. Niekiedy na takich płytach również przechowywana jest zdigitalizowana dokumentacja. Innego rodzaju segregatorami są segregatory z mechanizmem 180 stopni ułatwiającym otwieranie.

Akcesoria przydatne w korzystaniu z segregatorów

Choć sam w sobie segregator niekiedy wystarcza, zdarzają się sytuację w których potrzebne okazują się dodatkowe akcesoria. Jednym z nich, w zasadzie niezbędnym przy korzystaniu z segregatora, są koszulki foliowe. Wyprodukowane z propylenu mogą być krystaliczne lub groszkowe. Niektóre z nich (te standardowe) otwierane są z góry, ale jeżeli chcemy uniknąć niespodziewanego wysunięcia się dokumentów przy nieuważnym obracaniu segregatora możemy wybrać koszulki z klapką. Koszulki zostały przystosowane tak, aby pasowały rozstawem do każdego typu segregatora.

Chcąc zaprowadzić większy porządek w segregatorze, możemy wpiąć do niego skoroszyt. Dzięki temu pogrupujemy dokumenty w nim zawarte. Rozstaw otworów, tak jak w przypadku koszulek, został zaprojektowany tak, aby pasował do wszystkich typów segregatorów. Jeżeli jednak zastosowanie skoroszytu nie jest niezbędne, ale jednak chcielibyśmy zaprowadzić większy porządek w dokumentacji zawartej w segregatorze, warto rozważyć zakup przekładek. Wpasują się one w standardowe rozstawy ringów i pomogą uporządkować zawartość. Sprawną prace w biurze czy archiwum ułatwi też jasne i przemyślane oznaczenie segregatorów. Część modeli została wyposażona w kieszonki umożliwiające zmianę karteczek, jednak te, które mają przylepione etykiety na stałe również możemy dopasować do aktualnych potrzeb przy pomocy samoprzylepnych etykiet. Wystarczy nakleić i odpowiednio opisać dany zbiór.



Zaopatrując swoje biuro lub archiwum w segregatory najlepiej wybrać odpowiednią firmę i zapoznać się z jej ofertą. Im więcej szczegółów podanych przy produkcie tym lepiej. Zaczynając od koloru a kończąc na szerokości grzbietu; im więcej danych tym lepiej. Warto sprawdzić, czy przy opisie produktu podana jest gramatura tworzywa, z którego został wykonany segregator. To istotna informacja, ponieważ pośrednio informuje o wytrzymałości materiału. Należy zwrócić uwagę również na to, czy okładki pokryte są folią, jeżeli tak, to jaką. Czasami przecież segregatory będą eksploatowane dosyć mocno, a folia znacząco zwiększy czas ich użytkowania. Ważne jest również to, czy segregator posiada kieszonkę na etykiety, czy etykiety przy zmianie dokumentacji będziemy musieli naklejać warstwowo. No i najważniejszy parametr; wymiary segregatora.